インターネットの初期の頃、家やオフィスの壁の向こうにあるサーバーにデータを保存したり、アプリケーションにアクセスしたりすることは、ビジネスの現実というよりも SF のようなものでした。ユーザーはその概念を理解していましたが、インターネットに接続されたブラウザを使用して実際の作業を行うとは夢にも思わなかったでしょう。
以来、多くの人にとって、ブラウザとコンピュータは 1 つのエンティティに統合されました。こうした人々は、ソフトウェアを購入してインストールすることはなくなりました。代わりに、コンピュータを起動し、お気に入りのブラウザを起動して、世界中のサーバーにホストされている多数のアプリケーションにアクセスします。彼らのデータもそこに保存されています。つまり、ハードドライブの回転するプラッターから遠く離れたクラウドに保存されています。そして、彼らは真剣な仕事を成し遂げています。
あなたもその一人になることができます。コンピューターは必要ですが、高価なソフトウェアに投資する必要はありません。ほとんどのクラウドサービス (Web アプリとも呼ばれます) は無料、または最小限の月額料金がかかります。その後に必要なのは、利用可能なものについての少しの知識だけです。そこでこの記事の出番です。
次の数ページでは、あなたが中小企業の経営者、アーティスト、学生、あるいは同じような人々と接続するためのクールな方法を探している人であっても、クラウドを活用する方法を探っていきます。心ある人たち。優れたクラウド コンピューティング ソリューションの基礎、つまりファイル ストレージと同期から始めましょう。
10: ファイルの保存と同期
クラウドベースのファイル ストレージと同期を使用すると、実際にはサービス プロバイダーが所有するサーバーのごく一部を借りていることになります。まだ 1 台または 5 台の PC を持っていますが、指定されたフォルダーに新しいファイルが表示されるのを監視するコードをインストールします。これが行われると、コードは自動同期を開始し、新しいデータをインターネット接続を介してプロバイダーのサーバーの小さな部分にアップロードし、接続されているすべての PC にダウンロードします。ほとんどのプロバイダーはモバイル アプリも開発しているため、タブレットや携帯電話からこれらのファイルにアクセスできます。
クラウド ストレージの優れた点は、データを自宅やオフィスの外にバックアップできることです。これは、たとえば住宅火災で PC が焼失した場合に特に便利です。
Dropbox と SugarSync は、ファイル ストレージと同期の 2 つの人気プロバイダーですが、Amazon (Cloud Drive)、Google (Google Drive)、Microsoft (SkyDrive) などの有名テクノロジー ブランドがホストするソリューションを含め、数十のソリューションが見つかります。ほとんどの企業は、一部のストレージ (たとえば 5 ギガバイト) を無料で提供し、その後、使用する追加ストレージの量に応じて料金を請求します。
9: 分散したチームと効果的にコラボレーションする
インターネットの初期の頃、プロジェクトのコラボレーションは次のように行われていました。コンピュータ上にファイルを作成しました。次に、そのファイルを電子メールに添付して、レビューのためにグループに送信しました。彼らはそれぞれ添付ファイルをダウンロードし、編集して返送しました。ファイルの複数のバージョンと、すべてのコメントをマージするといううらやましい作業に悩まされていました。
コラボレーション サイトはこれらの不満を解消できます。複数のユーザーが、場所に関係なく、これらの仮想ワークスペースを共有できます。通常、管理者はアカウントを設定し、ユーザーを参加に招待します。担当者はユーザーに特定の役割を割り当てることができるため、その空間にいる間にユーザーができることやアクセスできる情報が制限されます。
優れたコラボレーション サイトのほとんどは、チーム メンバーが電子メールに依存せずにコミュニケーション、アイデアの交換、ファイルの共有を可能にするコア セットを提供します。最適なサイトでは、ファイルのバージョン管理とスケジュール設定が合理化され、ユーザーがプロジェクトのあらゆる側面についてディスカッションを開始できるようになります。コラボレーション サイトを効果的に使用すると、関連するすべてのプロジェクト作業の包括的なアーカイブとして機能します。
37signals の Basecamp は最も有名なものの 1 つです。数年前から存在しており、強力なツールセットを提供しています。 Onehub はもう 1 つの興味深いオプションであり、企業はドキュメントやその他の大きなファイルの共有、プレビュー、ディスカッション、編集に使用できる安全なクラウドホスト型ポータルをセットアップできます。
8: 写真とビデオを管理する
デジタル カメラとレコーダーは、写真やビデオの扱い方に革命を起こすはずでした。その代わりに、ファイルはメディア カード、ラップトップ、フラッシュ ドライブ、外部ドライブ、CD、タブレット、電話に分散することになりました。
写真やビデオの管理サイトの形をしたクラウドが、あなたを混乱から救い出してくれます。ファイル ストレージ ソリューションと同様に、すべてのメディア ファイルは外部サーバー上に存在します。実際、ほとんどのファイル ストレージ サイトを使用して写真やビデオをバックアップしたり同期したりすることはできますが、コンテンツに有益な情報をタグ付けしたり、友人や家族と簡単に共有したりするようには作られていません。専用のビデオおよび写真サイトでは、これらすべてを実行でき、さらにそれ以上のこともできます。ほとんどの製品にはドラッグ アンド ドロップ機能が備わっており、デバイスからクラウドにファイルを簡単に移動できます。画像やクリップをオンラインにしたら、キーワードを追加し、アルバムやギャラリーに整理して、マウスをクリックするだけで共有できます。
人気のある写真サイトには、Flickr、 Shutterfly 、Snapfish などがあります。本格的な写真家は、SmugMug や Zenfolio をチェックしてみてください。これらの機能豊富なサイトでは会員料金がかかりますが、数千の画像や大量のスペースを必要とするユーザーは、より詳細に制御できます。
ビデオの面では、もちろん YouTube があり、世界中の映画監督から毎分 72 時間のコンテンツが送られてきます 。次のマーティン・スコセッシになりたいと思っているなら、Vimeo を検討してみてください。Vimeo は、パスワードで保護されたビデオなどの強力な機能セットを提供していますが、少数の映画愛好家にサービスを提供する傾向があります。
7: 新しい音楽を発見 — またはオールディーズを楽しむ
インターネット革命の後でも、音楽を聴くには一般に CD プレーヤー、ラップトップ、MP3 プレーヤーなどのデバイスと、CD、ハード ドライブ、フラッシュ メモリなどの媒体が必要でした。その後、固定ブロードバンド サービスとモバイル ブロードバンド サービスが拡大するにつれて、人々はオンライン コンテンツへのより高速なアクセスを享受できるようになりました。ストリーミング、つまり安定した連続ストリームとして処理できるようにデータを転送することは、帯域幅を大量に消費するオーディオ ファイルを配信するための実行可能な代替手段になりました。
ストリーミング音楽サービスは、リスナーがクラウドに保存された無限大の曲のジュークボックスにアクセスできるため、人気が高まっています。一部のプロバイダーは、この耳の魅力をすべてストリーミング オーディオのみとして配信しています。つまり、曲は再生できますが、コンピューターのハード ドライブにローカルに保存することはできません。ストリーミングとダウンロードの両方を許可するものもあります。ほとんどすべてが無料サービスを提供していますが、曲の間に広告を聞く必要があります。広告なしで体験したい場合は、プレミアム サービスをお選びください。これにより、接続されているすべてのデバイスやモバイル デバイスでアカウントにアクセスする機能など、他の機能も利用できるようになります。
最後に、ユーザー エクスペリエンスはサービスごとに大きく異なる場合があります。最も人気のあるストリーミング音楽サービスの 1 つである Pandora は、ユーザーが指定した曲またはアーティストに基づいてランダムに生成されたプレイリストを構築することで機能します。 Spotify と Rdio は、単純に音楽保管庫を開いて、リスナーに選択させます。
6: 絵を描いて写真を編集する
写真やグラフィックは、ほぼあらゆる形式のコミュニケーションを向上させることができますよね?しかし、本当に優れた画像を作成することは、口で言うほど簡単ではありません。近年、クラウドベースの描画およびペイント プログラムにより、このプロセスの負担が大幅に軽減されました。サービスには 2 つの基本的なタイプがあります。1 つはフローチャートやワイヤーフレームなどの線画を作成できるサービス、もう 1 つはカメラやお気に入りのストック画像サイトからの写真を編集できるサービスです。
通常、開始するには簡単な登録と、場合によっては 1 ～ 2 つのビデオ チュートリアルが必要です。ほとんどすべてが、少量のストレージと限られた数の画像とエクスポート オプションを購入する無料サービスを提供しています。プレミアム サービスにアップグレードすると、無制限のストレージ スペースと画像、および PNG、JPEG、SVG、または PDF 形式で保存する機能など、より柔軟なエクスポート オプションをすべて手に入れることができます。
ほとんどのオンライン描画およびペイント サイトは、より強力なデスクトップ アプリケーションと同じ基本機能とツールを提供します。たとえば、オンライン図作成サービスである Gliffy は、Microsoft Visio のエクスペリエンスを反映しています。基本的な図形を描画し、それらを並べて配置し、色を適用し、テキストを追加し、特定の特殊効果を試すことができます。図の作成が完了したら、ソーシャル メディアを介して作品を埋め込んで共有したり、他の人を招待して表示したりコメントしたりできます。
Pixlr などのオンライン写真編集者は、Adobe Photoshop とよく似た動作をします。画像をトリミングしたり、色の特性を調整したり、背景や前景をマスクしたりすることができます。そして共有も簡単になります。 Pixlr を使用すると、編集した画像をデスクトップ、会社のサーバー、またはFacebook 、Flickr、Picasa に保存できます。
5: 友達（そして敵）を近くに置く
デジタル ユニバースが拡大するにつれて、サイトにアクセスしたり、ブログにコメントしたりする友人、フォロワー、熱狂的なファンが増えます。クラウドベースのサービスは、フリーランサー、中小企業、または増加する連絡先リスト、つまりCRMまたは顧客関係管理として知られるプロセスを管理したい人にとって、実行可能な代替手段として浮上しています。これらのサービスのいずれかを試してみたい場合は、連絡先をシステムに読み込むための事前投資が必要になります。
これらが本当に優れているのは、他の一般的な Web アプリケーションとの統合がいかにうまく機能しているかです。たとえば、Gmail、Facebook、 LinkedIn 、Twitter、MailChimp などからすべての連絡先をインポートして統合できます。連絡先データベースにデータを入力したら、タグやその他の関連情報を追加し、並べ替え、セグメント化、フィルター処理して、誰を知っているか、そしてそれらが互いにどのように関連しているかを理解できます。特にビジネスを経営している場合には、会話を追跡したり、フォローアップするためのリマインダーを設定したり、電子メールに添付したり、タスク リストを自分自身やチーム メンバーに割り当てたりすることができるため、さらに便利です。
Gmailなどの Web ベースの電子メール システムをすでに使用している場合は、おそらく、小規模な連絡先マネージャーにアクセスできるでしょう。ただし、本格的な CRM を実行したい場合は、より堅牢なものに移行する必要があります。多くの人は、Salesforce が CRM ソリューションのゴールドスタンダードであると考えていますが、ほとんどの中小企業経営者にとってはやりすぎです。その他のオプションには、Basecamp のメーカーの Highrise や Batchbook などがあります。どちらも無料トライアルは提供されていますが、無料サービス プランはありません。
4: いつでもどこでもメールをチェック
デスクトップ電子メール クライアントはゆっくりと死を迎えようとしています。 2011 年 6 月には、全電子メールの 50 パーセント強がデスクトップで開かれていました。 2012 年 6 月には、その数は 33 パーセントに減少しました 。この消滅の理由の 1 つは、電子メール クライアント(コンピュータにインストールするソフトウェア) がユーザーをオペレーティング システムに結び付け、複数のコンピュータ、タブレット、携帯電話間での電子メールの同期に問題が生じる可能性があることです。
Web メール アプリケーションを使用して、これらの問題を回避する人もいます。これは確かに機能しますが、より良いソリューションはクラウドベースの電子メール システムにあります。無料のサービスに登録すると、カスタム ドメイン (電子メール アドレスの @ 記号の後の部分) を取得できなくなり、メール内に広告が表示されることを我慢する必要があります。受信箱。その代わり、デスクトップ クライアントに備わっているすべての主要な電子メール機能にアクセスできるようになります。送信メッセージを作成、フォーマットして送信したり、受信メッセージを読んで整理したり、アドレス フィールドにリストされている人に返信したりすることができます。ブラウザとインターネット接続があれば、どのコンピュータでもこれらすべてを行うことができます。
もちろん、Yahoo Mail は大手の Web ベースの電子メール サービスです。 GoogleのGmailも同様です。 Google ドライブと統合されており、ファイル ストレージと一連の生産性ツールを組み合わせて、ブラウザを離れることなくドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成できます。 Google は、Gmail のビジネスクラス バージョンも提供しています。
3: 小銭をつまむ
スプレッドシートを試したことがある人なら、テクノロジーが予算編成プロセスをどのように改善できるかをご存知でしょう。適切なツールを使用すると、数値をより効率的に処理し、あらゆる種類の便利な方法でデータを表示できます。これは、すべてのペニーがどこに行くのかを理解するのに役立ちます。
現在では、クラウドで実行されているアプリケーションからそのすべての機能を無料で利用できるようになりました。すべての Web ベースのサービスと同様に、最初にプロバイダーでアカウントを作成する必要があります。ほとんどの場合、さまざまなアカウントを財務管理アプリケーションに接続して、トランザクションを追跡し、支出や預金を把握できるようにします。次に、支払い期日、残高不足、クレジット カードの限度額に関するリマインダーをタイムリーに受け取る方法をシステムに指示できます。納税の時期が来たとき、または財務状況を評価する時期が来たときは、支出、収入、純資産、口座残高を時系列で要約した一連のレポートを生成できます。
Quicken のメーカーが提供する Mint は、最も人気のある Web ベースの財務管理アプリケーションの 1 つです。ただし、これは読み取り専用のサービスであるため、Mint を使用して財務を整理および分析することはできますが、資金を移動することはできません。請求書を監視し、実際に電子的に支払いたい場合は、請求書支払い機能をサポートする Check を検討してください。実際、Check はモバイル アプリとして最も便利で、コンピューターから離れているときに携帯電話から直接料金を支払うことができます。
2: 中小企業を大きく見せる
個人事業主やフリーランサーの場合、さまざまな役割を果たします。より不快で時間のかかる役割には、バックオフィス機能の監督などがあります。ありがたいことに、クラウドは企業の財務管理を合理化できます。特に請求と支払いの構造が比較的単純な場合の 1 つのアプローチは、1 つまたは 2 つのクラウド サービスを組み合わせることです。フリーランサーの中には、プロジェクトに費やした時間を追跡するための計時アプリケーションと、それに応じてクライアントに請求するための請求書発行アプリケーションだけを必要とする人もいます。
複数の従業員または請負業者がいる場合は、基本的な会計機能をすべて統合したクラウドベースのアプリケーションのいずれかが必要になります。ビジネスオーナーは、選択したプロバイダーに登録し、請求情報などの必要なデータをすべて入力する必要があります。最後に、チームをセットアップし、従業員をプロジェクトに招待します。最初の招待を受け入れた後、従業員は任意のコンピュータからログインして、割り当てられたプロジェクトに費やした時間を追跡できます。月末に従業員の時間を集めて請求書を作成します。請求書は PDF としてクライアントに電子メールで送信するか、印刷して郵送することができます。
昔のデスクトップの人気企業である Peachtree Accounting (現在は Sage 50) と QuickBooks には、ソフトウェアのクラウド ホスト バージョンがあります。時間管理だけが目的なら、Toggl をチェックしてください。 PayPal と統合され、堅牢なスマートフォン版を提供するフル機能の時間管理、請求書発行、財務管理ソリューションについては、Freshbooks をご覧ください。
1: すべての Web アプリをラングルする
クラウドベースのサービスのおかげで、お気に入りのブラウザを離れることなく、より多くのことができるようになりましたが、1 人がどれだけのユーザー名とパスワードを覚えられるでしょうか? (ニューヨーク タイムズのテクノロジー ライター David Pogue は、かつて 87 のサイトのアカウント名とパスワードを持っていることを明らかにしました!) そして、お気に入りの Web アプリの統合ビューが必要な場合はどうすればよいでしょうか?それとも、あるサービスから別のサービスにファイルをドラッグ アンド ドロップする機能ですか?
クラウド ストレージ管理は、これらの質問に対する 1 つの答えです。管理するアプリと同様に、これらのソリューションはクラウドから機能します。サービス プロバイダーによってサポートされるアプリは異なりますが、ほとんどのサービス プロバイダーには Dropbox などの有名なファイル ストレージ サービスが含まれています。登録プロセスが完了すると、シングル サインオン機能を利用できるようになります。つまり、単一のユーザー名とパスワードを使用して、接続されているすべてのサービスにアクセスできるようになります。また、場所に関係なくファイルを検索して見つけ、サービス間でドラッグ アンド ドロップすることもできます。また、ドキュメントや画像が保存されているアプリケーションに移動しなくても、ドキュメントや画像をプレビューして共有できます。
「クラウド用のダッシュボード」を自称する Otixo は、この分野における有力な競争相手の 1 つです。 Web アプリケーションとスマートフォン アプリケーションの両方を含む (無料ではない) プレミアム バンドルを提供しています。 Primadesk も同様のサービスですが、ファイル ストレージに加えて、いくつかの主要なクラウドベースの電子メール システムも統合しています。無料版と有料版の両方が提供されています。
著者のメモ: クラウドを活用する 10 の方法
1998 年に遡り、私は意味のあるあらゆるプロセスや機能にクラウド ベースのサービスを導入するという、ゆっくりと着実な取り組みを開始しました。私は電子メールを Google Apps に移行し、もう振り返ることはありませんでした。現在、私はデータベースの作成からタスク管理に至るまで、さまざまな Web アプリケーションを使用しています。私が David Pogue (このリストの 1 位を参照) ほど多くの Web アカウントを持っているかどうかはわかりませんが、彼のお金を賭けてみるかもしれません。
