メールを送信する際にCC機能をどのくらいの頻度で使用しますか?通常、「宛先」フィールドのすぐ下に表示されるこの行に入力することは、複数の受信者に同時に情報を送信する便利で効率的な方法です。しかし、電子メールにおける CC とは何を意味するのでしょうか?
メールのCC
CC は文字通りカーボン コピーの略で、以下で説明する初期の形式の書面コミュニケーションを指します。今日の電子メール (もちろん電子メールです!) の世界では、CC フィールドは主受信者以外のアドレスを含めるために使用されます。これは、コミュニケーションに他の当事者を含める方法です。
すでに電子メール通信を頻繁に使用しているユーザーであれば、電子メール プロバイダーで CC フィールドがどのように機能するかをご存知でしょう。しかし、そうは言っても、どのような場合に [CC] をクリックしてこの機能を使用するのが最適なのかがよくわからないかもしれません。このフレーズのルーツに興味があるなら、ここは正しい場所です。
紙を使用したカーボンコピー
近づいてきましたので、インターネット以前、つまり CC や BCC フィールドを備えた電子メールが私たちの指先に届くようになるずっと前の話をしましょう。電子メールのエチケットを意識する必要が生じる前に、私たちはどのようにコミュニケーションをとっていたのかと疑問に思うかもしれません。
文字通りの紙を使って紙の証跡、つまり通信の記録を作成することが主なコミュニケーション手段だった昔のことを知らない限り、CC と BCC の略語がどのように生まれたのか知らないかもしれません。
1980 年代に家庭やオフィスに普及し始めた後も、ほとんどの人々や企業は依然として情報の記録、共有、保存に紙に依存していました。そして、その紙の複数のコピーが必要な場合はどうなるでしょうか?
カーボン紙
カーボン紙を入力してください。情報を 1 枚の紙に複製するには、その紙とその下の紙の間にカーボン紙を置きます。
このカーボン「」により、人々はタイプライターを使用して何かを一度入力すると、元の紙とカーボン層の下の紙の両方にそれを表示させることができました。
カーボンシートの顔料がその下の紙に転写され、「カーボンコピー」が作成されます。したがって、CCは「カーボンコピー」の略です。
カーボンの何がすごいのか
カーボン紙をコーティングする顔料は、実際には紙への付着を助け、使用前に汚れるのを防ぐためにワックスを含浸させて構成されています。カーボン ブラックはグラファイト (鉛筆の芯に一般的に含まれる) に近いものですが、テクスチャーははるかに細かいです。
カーボン ブラックを作成するには、空気と石油などの炭化水素を炉にポンプで送り込み、そこでの熱で油が燃焼します。その後、空気によって燃料が供給され、さらに高温になります。
温度が華氏 3,000 度 (摂氏 1,648 度) に達すると、未燃の炭素が分解してカーボン ブラックになり、その後冷却されて回収されます。比較のために、最も暑いときでも華氏 2,900 度 (摂氏 1,600 度) にしか達しないという事実を考えてみましょう。
今日のカーボンコピー
そうですね、やがて紙は恐竜と同じ道を歩み、カーボン コピーは最終的に CC と略されるようになりました。時間が経つにつれて、CC 行の意味は、電子メールの受信箱での現代的な使用法を反映するようになりました。
現在では、電子メール チェーンで使用される場合に、その機能とより厳密に一致する用語である も参照します。通常、受信者は、電子メールを見る必要があるが必ずしも返信する必要はない場合、または主要な受信者ではない場合、または主要な受信者の一人ではない場合に CC されます。
CC フィールドに受信者を含める場合の潜在的な欠点の 1 つは、電子メールの送信先全員が他の受信者とその電子メール アドレスを確認できることです。
そこで、 BCCフィールド (BCC はブラインド カーボン コピーの略) が登場します。 CC フィールドの直下にあるブラインド カーボン コピー ( BCC行) を使用すると、電子メール アドレス (およびコピーされたという事実) を非公開にしながら、同じ電子メールを自分自身または複数の人に送信できます。
CC フィールドの使用方法: 電子メールのエチケット
私たちのほとんどはもう知っているように、インターネットには実際にはルールがありません。それでも、CC および BCC フィールドに関しては、特に専門的な文脈でのコミュニケーションなど、特定のコミュニケーションにおいて、いくつかのガイドラインに従うことは可能です。
- 人々の最新情報を常に把握します。大規模なグループにとって重要な情報が含まれているものの、特に全員に関係するわけではない新しいメッセージを受け取った場合、そのグループに CC を送信するのが適切です。
- 新しい人を繋ぐ。お互いの連絡先情報を知らない可能性のあるさまざまな人々を結び付けるために電子メールを使用している場合、または新しい連絡先を登録する方法として電子メールを使用している場合は、CC を使用することをお勧めします。
- 受信者間の並べ替え。メッセージを多数の受信者に送信する場合、CC を使用して一部の受信者を含めることは、その受信者が主な受信者ではないが、その情報が有益または重要である可能性があることを示す方法になります。
CC フィールドを避けるべき場合
もちろん、CC フィールドの使用が適切でない場合もあります。このような場合は、受信者を「To」フィールドまたは BCC に入力する必要があります。
- 機密情報。人事情報など、特定のグループだけに保持する必要がある情報がある場合、CC ではリスト全体が他のメンバーを確認できるため、透明性が高すぎる可能性があります。 BCC フィールドは、受信者が電子メールの送信者のみを知り、他の誰が電子メールを受信しているかを確認するのに役立ちます。
- マインドゲームをする。誰かが疎外されていると感じさせる方法として CC フィールドを使用している場合は、おそらく現在の慣行を再考する必要があります。 CC は、自分が主な受信者ではないことを示すことで、相手に劣った感情を抱かせる受動的攻撃的な方法になる可能性があり、これはプロフェッショナルではなく、率直に言って不親切です。
- 個人的なコミュニケーション。場合によっては、電子メールには個人的な、心のこもった情報や感情が大量に含まれることがあります。平等に含まれていると感じるべき人々とこれらの考えや感情を共有する場合は、やや非個人的な意味合いを含む可能性がある CC 機能を避けてください。
TO フィールドに複数の受信者が含まれる電子メールを受信すると、混乱が生じる可能性があります。誰が応答すべきでしょうか?みんな？単純な受信確認でも受信トレイが詰まる可能性があり、これは多くの電子メール ユーザーにとって既知の問題です。によると、2022 年には、平均的な人は毎日 100 通以上の電子メールを受信しました。
