毎日、インターネットの住民は互いに何十億もの電子メール メッセージを送信しています。オンラインに頻繁にアクセスしている場合は、何も考えずに毎日十数通のメールを送信している可能性があります。明らかに、電子メールは非常に人気のあるコミュニケーション ツールになっています。
電子メールがどのようにして自分のコンピュータから地球の裏側にいる友人に届くのか疑問に思ったことはありますか? POP3 サーバーとは何ですか?また、メールはどのように保持されますか?電子メールの本質は信じられないほど単純なシステムであることが判明したため、その答えに驚かれるかもしれません。この記事では、電子メールとその仕組みについて詳しく説明します。
電子メールメッセージ
Darwin Magazine: Prime Movers によると、最初の電子メール メッセージは 1971 年にレイ トムリンソンという名前のエンジニアによって送信されました。これまでは、単一マシン上のユーザーにのみメッセージを送信できました。 Tomlinson の画期的な点は、受信側マシンを指定する @ 記号を使用して、インターネット上の他のマシンにメッセージを送信できることでした。
電子メール メッセージは常に、受信者に送信される単なるテキスト メッセージにすぎません。当初も現在も、電子メール メッセージは短いテキストになる傾向がありますが、現在では添付ファイルを追加できるため、多くのメッセージが非常に長くなっています。ただし、添付ファイルがあっても、電子メール メッセージは引き続きテキスト メッセージです。その理由は、添付ファイルに関するセクションで説明します。
電子メールクライアント
おそらく今日、すでにいくつかの電子メール メッセージを受け取ったと思います。これらを見るには、ある種の電子メール クライアントを使用します。多くの人は、Microsoft Outlook、Outlook Express、Eudora、Pegasus などのよく知られたスタンドアロン クライアントを使用しています。 Hotmail や Yahoo などの無料電子メール サービスに登録している人は、 Web ページに表示される電子メール クライアントを使用します。 AOL の顧客の場合は、AOL の電子メール リーダーを使用します。使用しているクライアントの種類に関係なく、通常は次の 4 つのことを行います。
- メッセージ ヘッダーを表示することで、メールボックス内のすべてのメッセージのリストを表示します。ヘッダーには、メールの送信者、メールの件名が表示され、メッセージの日時やメッセージのサイズも表示される場合があります。
- メッセージ ヘッダーを選択し、電子メール メッセージの本文を読むことができます。
- 新しいメッセージを作成して送信してみましょう。受信者の電子メール アドレスとメッセージの件名を入力し、メッセージの本文を入力します。
- 送信するメッセージに添付ファイルを追加したり、受信したメッセージの添付ファイルを保存したりできます。
洗練された電子メール クライアントにはあらゆる種類の付加機能が備わっている場合がありますが、基本的に電子メール クライアントが行うことはこれだけです。
シンプルな電子メールサーバー
マシンに電子メール クライアントがあれば、電子メールを送受信する準備ができています。必要なのは、クライアントが接続するための電子メール サーバーだけです。プロセスの基本を理解するために、可能な限り単純な電子メール サーバーがどのようなものかを想像してみましょう。それでは実物を見てみます。
「Web サーバーの仕組み」を読んだことがある方は、インターネット上のマシンがサーバーとして機能するソフトウェア アプリケーションを実行できることをご存知でしょう。現在、インターネット上の何百万ものマシン上で Web サーバー、FTP サーバー、Telnet サーバー、および電子メール サーバーが実行されています。これらのアプリケーションはサーバー マシン上で常に実行され、特定のポートをリッスンして、人またはプログラムがポートに接続するのを待ちます。最も単純な電子メール サーバーは次のように動作します。
- これには、サーバー上で電子メールを受信できるユーザーごとに 1 つのアカウントが含まれる電子メール アカウントのリストが含まれます。私のアカウント名はmbrain 、ジョン スミスのアカウント名はjsmithなどです。
- リスト内のアカウントごとにテキスト ファイルが含まれます。したがって、サーバーのディレクトリには MBRAIN.TXT という名前のテキスト ファイルがあり、別のファイルには JSMITH.TXT という名前のテキスト ファイルが存在します。
- 誰かが私にメッセージを送りたい場合、その人は電子メール クライアントでテキスト メッセージ (「マーシャル、月曜日に昼食を食べられますか? ジョン」) を作成し、メッセージを mbrain に送信するように指示します。ユーザーが [送信] ボタンを押すと、電子メール クライアントは電子メール サーバーに接続し、受信者の名前 (mbrain)、送信者の名前 (jsmith)、およびメッセージの本文をサーバーに渡します。
- サーバーはこれらの情報をフォーマットし、MBRAIN.TXT ファイルの最後に追加します。ファイル内のエントリは次のようになります。
- サーバーはこれらの情報をフォーマットし、MBRAIN.TXT ファイルの最後に追加します。ファイル内のエントリは次のようになります。 From: jsmith To: mbrain Marshall、月曜日にお昼を食べられますか?ジョン
受信日時や件名など、サーバーがファイルに保存する情報は他にもいくつかあります。しかし全体として、これは非常に単純なプロセスであることがわかります。
次のセクションでは SMTP サーバーについて説明します。
より複雑なサーバー
他の人が mbrain にメールを送信すると、サーバーはそれらのメッセージを到着順にファイルの最後に追加するだけです。テキスト ファイルには 5 つまたは 10 件の一連のメッセージが蓄積され、最終的にはログインしてそれらを読むことになります。電子メールを見たいときは、電子メール クライアントがサーバー マシンに接続します。可能な限り単純なシステムでは、次のようになります。
- MBRAIN.TXT ファイルのコピーを送信するようにサーバーに要求します。
- MBRAIN.TXT ファイルを消去してリセットするようにサーバーに依頼します。
- MBRAIN.TXT ファイルをローカル マシンに保存します。
- ファイルを個別のメッセージに解析します (「From:」という単語を区切り文字として使用します)。
- すべてのメッセージヘッダーをリストで表示します
メッセージ ヘッダーをダブルクリックすると、テキスト ファイル内でそのメッセージが検索され、その本文が表示されます。
ご覧のとおり、これは非常に単純なシステムです。驚くべきことに、あなたが毎日使用している実際の電子メール システムは、これよりもそれほど複雑ではありません。
本物の電子メール システム
現在、大多数の人にとって、実際の電子メール システムは、サーバー マシン上で実行される 2 つの異なるサーバーで構成されています。 1 つはSMTP サーバーと呼ばれるもので、SMTP は Simple Mail Transfer Protocol の略です。 SMTP サーバーは送信メールを処理します。もう 1 つはPOP3 サーバーまたはIMAP サーバーで、どちらも受信メールを処理します。 POP は Post Office Protocol の略で、IMAP は Internet Mail Access Protocol の略です。一般的な電子メール サーバーは次のようになります。
SMTP サーバーは既知のポート番号 25 で待機し、POP3 はポート 110 で待機し、IMAP はポート 143 を使用します (ポートの詳細については、「Web サーバーの仕組み」を参照)。
SMTPサーバー
電子メールを送信するたびに、電子メール クライアントは SMTP サーバーと通信して送信を処理します。ホスト上の SMTP サーバーは、電子メールを配信するために他の SMTP サーバーと通信する場合があります。
電子メールを送信したいとします。私の電子メール ID は Brain で、computerbasic.click にアカウントを持っています。 jsmith@mindspring.com に電子メールを送信したいと考えています。 Outlook Express のようなスタンドアロンの電子メール クライアントを使用しています。
howstuffworks でアカウントを設定するとき、Outlook Express にメール サーバーの名前 (mail.computerbasic.click) を伝えました。メッセージを作成して [送信] ボタンを押すと、次のようなことが起こります。
- Outlook Express は、ポート 25 を使用して mail.computerbasic.click の SMTP サーバーに接続します。
- Outlook Express は SMTP サーバーと通信し、送信者のアドレスと受信者のアドレス、およびメッセージの本文を SMTP サーバーに伝えます。
- SMTP サーバーは、「宛先」アドレス (jsmith@mindspring.com) を取得し、受信者名 (jsmith) とドメイン名 (mindspring.com) の 2 つの部分に分割します。 「宛先」アドレスが computerbasic.click の別のユーザーだった場合、SMTP サーバーはメッセージを computerbasic.click の POP3 サーバーに渡すだけです (配信エージェントと呼ばれる小さなプログラムを使用します)。受信者は別のドメインにいるため、SMTP はそのドメインと通信する必要があります。
- SMTP サーバーは、ドメイン ネーム サーバー( DNS)と通信します (詳細については、 「Web サーバーの仕組み」を参照してください)。 「mindspring.com の SMTP サーバーの IP アドレスを教えていただけますか?」 DNS は、Mindspring が運用する SMTP サーバーの 1 つ以上の IP アドレスで応答します。
- computerbasic.click の SMTP サーバーは、ポート 25 を使用して Mindspring の SMTP サーバーに接続します。これは、電子メール クライアントが 「コンピューター入門」 の SMTP サーバーと行ったのと同じ単純なテキスト会話を行い、メッセージを Mindspring サーバーに渡します。 Mindspring サーバーは、jsmith のドメイン名が Mindspring にあることを認識するため、メッセージを Mindspring の POP3 サーバーに渡し、メッセージは jsmith のメールボックスに入れられます。
何らかの理由で、「コンピューター入門」 の SMTP サーバーが Mindspring の SMTP サーバーに接続できない場合、メッセージはキューに入ります。ほとんどのマシンの SMTP サーバーは、 sendmailというプログラムを使用して実際の送信を行うため、このキューはsendmail キューと呼ばれます。 Sendmail は、キュー内のメッセージを定期的に再送信しようとします。たとえば、15 分ごとに再試行する場合があります。通常は 4 時間後に、何らかの問題があることを知らせるメールが送信されます。 5 日が経過すると、ほとんどの sendmail 設定はあきらめて、メールが配信されずに返送されます。
SMTP サーバーは、HELO、MAIL、RCPT、DATA などの非常に単純なテキスト コマンドを理解します。最も一般的なコマンドは次のとおりです。
- HELO – 自己紹介
- EHLO – 自己紹介と拡張モードのリクエスト
- MAIL FROM: – 送信者を指定します
- RCPT TO: – 受信者を指定します
- データ– メッセージの本文を指定します (To、From、および Subject は最初の 3 行である必要があります)。
- RSET – リセット
- QUIT – セッションを終了します
- HELP – コマンドに関するヘルプを表示します
- VRFY – アドレスを確認する
- EXPN – アドレスを展開します
- 動詞– 冗長
POP3 サーバーと IMAP サーバー
POP3 の最も単純な実装では、サーバーは実際にテキスト ファイルのコレクション (電子メール アカウントごとに 1 つ) を保持します。メッセージが到着すると、POP3 サーバーはそのメッセージを受信者のファイルの末尾に追加するだけです。
電子メールをチェックすると、電子メール クライアントはポート 110 を使用して POP3 サーバーに接続します。 POP3 サーバーにはアカウント名とパスワードが必要です。ログインすると、POP3 サーバーがテキスト ファイルを開き、アクセスできるようになります。 SMTP サーバーと同様に、POP3 サーバーは非常に単純なテキスト コマンドのセットを理解します。最も一般的なコマンドは次のとおりです。
- USER – ユーザーIDを入力してください
- PASS – パスワードを入力してください
- QUIT – POP3サーバーを終了します
- LIST – メッセージとそのサイズをリストします。
- RETR – メッセージを取得し、メッセージ番号を渡します
- DELE – メッセージを削除し、メッセージ番号を渡します
- TOP – メッセージの先頭 x 行を表示し、メッセージ番号と行数を渡します。
電子メール クライアントは POP3 サーバーに接続し、一連のコマンドを発行して電子メール メッセージのコピーをローカル マシンに取り込みます。通常、(電子メール クライアントに削除しないように指示していない限り) メッセージはサーバーから削除されます。
POP3 サーバーは、電子メール クライアントとメッセージを含むテキスト ファイルの間のインターフェイスとして機能するだけであることがわかります。繰り返しになりますが、POP3 サーバーは非常に単純であることがわかります。必要に応じて、ポート 110 で Telnet 経由で接続し、自分でコマンドを発行できます (サーバーへの Telnet の詳細については、 「Web サーバーの仕組み」を参照してください)。
IMAPサーバー
ご覧のとおり、POP3 プロトコルは非常に単純です。これにより、メッセージのコレクションをサーバー上のテキスト ファイルに保存できます。電子メール クライアント (Outlook Express など) は、POP3 電子メール サーバーに接続し、POP3 テキスト ファイルから PC にメッセージをダウンロードできます。 POP3 でできることはこれだけです。
多くのユーザーは、電子メールでそれ以上のことを行いたいと考えており、電子メールをサーバー上に残しておきたいと考えています。電子メールをサーバー上に保持する主な理由は、ユーザーがさまざまなマシンから接続できるようにするためです。 POP3 では、電子メールをダウンロードすると、その電子メールはダウンロード先のマシンに残ります。デスクトップ マシンとラップトップ (オフィスで作業しているか外出先で作業しているかによって異なります) の両方で電子メールを読みたい場合、POP3 では作業が困難になります。
IMAP (Internet Mail Access Protocol) は、これらの問題を解決するより高度なプロトコルです。 IMAP を使用すると、メールは電子メール サーバー上に残ります。メールをフォルダーに整理でき、すべてのフォルダーもサーバー上に存在します。電子メールを検索する場合、検索は自分のマシンではなくサーバー マシンで行われます。このアプローチにより、どのマシンからでも電子メールにアクセスすることが非常に簡単になり、どのマシンを使用しているかに関係なく、すべてのフォルダ内のすべてのメールにアクセスできます。
次のセクションでは、IMAP の問題と添付ファイルについて説明します。
IMAP の問題と添付ファイル
電子メール クライアントは、ポート 143 を使用して IMAP サーバーに接続します。次に、電子メール クライアントは、サーバー上のすべてのフォルダーの一覧表示、フォルダー内のすべてのメッセージ ヘッダーの一覧表示、サーバーからの特定の電子メール メッセージの取得、サーバー上のメッセージの削除、検索などの操作を実行できる一連のテキスト コマンドを発行します。サーバー上のすべてのメールを通じて。
IMAP で発生する可能性のある問題の 1 つは、次のような単純な質問です。「電子メールがすべてサーバーに保存されている場合、インターネットに接続していない場合はどうやってメールを読むことができるでしょうか?」この問題を解決するために、ほとんどの電子メール クライアントは、ローカル マシンに電子メールをキャッシュする何らかの方法を備えています。たとえば、クライアントはすべてのメッセージをダウンロードし、その完全な内容をローカル マシンに保存します (POP3 サーバーと通信している場合と同様)。メッセージはまだ IMAP サーバー上に存在しますが、マシン上にコピーが存在します。これにより、インターネットに接続していない場合でも、電子メールを読んで返信することができます。次回接続を確立すると、切断中に受信したすべての新しいメッセージがダウンロードされ、切断中に作成したすべてのメールが送信されます。
添付ファイル
電子メール クライアントを使用すると、送信する電子メール メッセージに添付ファイルを追加したり、受信したメッセージの添付ファイルを保存したりできます。添付ファイルには、ワープロ文書、スプレッドシート、サウンド ファイル、スナップショット、およびソフトウェアが含まれる場合があります。通常、添付ファイルはテキストではありません (テキストである場合は、メッセージの本文に含めるだけです)。電子メール メッセージにはテキスト情報のみを含めることができ、添付ファイルはテキストではないため、解決する必要がある問題があります。
電子メールの初期には、 uuencodeというプログラムを使用して、この問題を手動で解決していました。 uuencode プログラムは、ファイルにバイナリ情報が含まれていることを前提としています。バイナリ ファイルから 3 バイトを抽出し、4 つのテキスト文字に変換します (つまり、一度に 6 ビットを受け取り、6 ビットの値に 32 を加えてテキスト文字を作成します。詳細については、「ビットとバイトの仕組み」を参照してください) ASCII 文字の詳細)。したがって、uuencode が生成するのは、テキスト文字のみを含む元のバイナリ ファイルのエンコードされたバージョンです。電子メールの初期の頃は、uuencode を自分で実行し、uuencode されたファイルを電子メール メッセージに貼り付けていました。
私たちのコミュニケーション方法を永遠に変え、社会に多大な影響を与えたことを考えると、今日の電子メール システムは、これまでに考案されたものの中で最も単純なものの 1 つです。 sendmail のルーティング ルールなど、システムには複雑になる部分もありますが、基本的なシステムは信じられないほど単純です。次回メールを送信するときに、メールが宛先にどのように到着するかを正確に知ることができます。
無料および有料の電子メール サービス
市場調査会社 による 2007 年 10 月の調査では、2006 年には毎日 1,830 億件の電子メールが送信されたと報告されています。このような数字を考えると、選択できる電子メール サービス プロバイダーが多種多様に存在するのも不思議ではありません。選択肢には、Gmail や Yahoo! などのプロバイダーが含まれます。無料の電子メール サービスを提供するプロバイダーや、America Online、Apple、NetZero などの有料プロバイダー。
Gmail と Yahoo!電子メール アカウント所有者にメッセージを公開するために料金を支払う広告主から収入を得ます。さまざまな無料メール サービスのレビューも簡単に見つけることができます。ここでは、無料メール サービスについていくつか説明します。
- Gmail — Gmail は Google の無料電子メール サービスです。事実上無制限のオンラインストレージを提供します。また、ユーザーが受信トレイを迅速に整理し、重要なメッセージを効率的に選別できる並べ替え方法も提供します。 Gmail は無料サービスとして、ユーザーの電子メール メッセージに含まれるキーワードに基づいたコンテキスト広告をユーザーに表示します。さまざまな種類の添付ファイルを処理し、スパム、ワーム、ウイルスをスキャンする多用途な機能を備えています。
- ヤフー！メール — おそらく最も人気のある無料サービスの 1 つである Yahoo!は、無制限のオンライン ストレージ、テキスト メッセージング、RSS ニュース フィードを提供します。十数のフィルターを使用して、Yahoo!受信メールをファイル化し、迷惑メールをスパム フォルダーに自動的に送信し、そのフォルダーにメールを追加できるようにします。使いやすいドラッグ アンド ドロップ整理ツールを備えています。
- MSN Windows Hotmail — もう 1 つのよく使用される無料サービスである Hotmail は、Microsoft テクノロジによってサポートされており、5 GB のオンライン ストレージ スペースを備えています。多用途のデスクトップ デザインにより、ユーザーはメール マネージャーの色とレイアウトをカスタマイズできます。また、ユーザーは、従来の使い慣れた形式で作業するか、必要に応じて追加機能を備えた最新の外観に切り替えるかを選択できます。 Microsoft のセキュリティ機能と使い慣れたドラッグ アンド ドロップ整理ツールを組み合わせることで、多くの電子メール ユーザーにとってさらに使いやすさが向上します。
有料の電子メールプロバイダーは、ストレージ容量の増加などの追加サービスを提供する場合があります。サンプル プロバイダーには、Juno、EarthLink、Webmail.us などがあります。
たとえば、有料サービスを使用すると、実際の名前などを組み込んだパーソナライズされた電子メール アドレスを簡単に取得できます。有料メール サービスでは、ISP を変更してユーザーを広告主から選別しても、ユーザーは同じメール アドレスを維持できることがよくあります。多くの場合、サポートの問題や、カスタム スパム フィルター、追加の電子メール アカウント、モバイル アクセスなどの特別な機能について問い合わせるのが簡単です。
ほとんどのインターネット サービス プロバイダーは、追加料金なしで電子メール プロバイダーとしても機能します。他の有料メール サービスは中小企業アカウントに特化しており、企業のドメイン名の購入と維持を支援できます。
次に、電子メール メッセージを書いて送信するときのエチケットのヒントをいくつか紹介します。
メールのエチケット
ほとんどの人は、同僚、顧客、または上司と話すときに失礼な態度や不快な態度を取るとは考えません。しかし、電子メールを使用する場合、これらのルールは無視される可能性があります。
電子メールを使用する際に無礼になる機会は数多くありますが、それを認識するのは必ずしも簡単ではありません。ほとんどの人は、ビジネスコミュニケーションで汚い言葉や軽蔑的な言葉を使用しません。しかし、声を上げるのはどうでしょうか？電子メールを使用する場合でも可能ですか?
ここでは、ビジネス文書のルールとメールのマナーを実践するためのヒントについて説明します。
人々は忙しいので、次のようになります。
- 件名を使用してください。メールのこの部分を無視したくなるかもしれませんが、メールの受信者を含め、誰もが急いでいるということを覚えておいてください。その人は、件名がメッセージの内容に関して提供する手がかりを高く評価するでしょう。優先順位を付けて整理するのに役立ちます。
- 短く簡潔にしてください。あなたがどれほど賢くて面白いライターであっても、メッセージの受信者は簡潔さと明瞭さを高く評価するでしょう。ダジャレや機知に富んだフレーズは、誕生日カードや乾杯の後に保存してください。メッセージを素早く述べ、その後に受信者が必要とするアクションについての明確な要求または指示を続けます。
- それは個人的なものにしてください。定期的に他人のメールをコピーするとメールボックスが詰まり、主な受信者がなぜそんなことをするのか疑問に思う可能性があります。誰かをコピーする特別な理由がない限り、送信者と受信者の間で会話を続けてください。
- すぐに返信してください。メールを返信せずにキューに放置しないでください。たとえ返信に時間がかかるとしても、送信者に返信してください。
人々は敏感なので、次のようになります。
- 句読点を付けすぎないでください。 ???? などの複数の句読点を追加するまたは ！！！！文章の後に、まるで受信者に対して怒鳴っているかイライラしているように見えます。通常の句読点ルールを使用してください。
- すべて大文字を使用しないでください。すべて大文字を使用すると、叫んでいるように見えます。叫ぶのは失礼です。通常の大文字化ルールを使用します。何かを強調したい場合は、「強調したいのですが…」と書きます。
- 送信する前に、声に出して読んでください。自分の言いたいことを正確に書いていると思っているかもしれませんが、「送信」ボタンを押す前に、受信者の立場に立って、いくつかのメールを声に出して読んでみると効果があります。一度書面に書いてしまうと、取り消すのは困難です。また、受信者がプリンターと「転送」ボタンの両方を持っていることを決して忘れないでください。社内や社外に回覧したくない内容は決して書かないでください。
- 怒っているときは書かないでください。おそらく、破るべき最も一般的なエチケット ルールの 1 つは、相手や状況に対して怒っているときに、その人にメールを送信することです。上記の「声に出して読んでください」を参照してください。一度誰かを「炎上」させてしまうと、それを取り戻すことはできず、また戻ってきて悩まされる可能性があります。
誰もがあなたと同じようにヒップなわけではありません。
- 記号は最小限に抑えてください。 「笑顔」の使用は、気分や意味を伝えるトレンディな方法です。しかし、皮肉な笑顔といたずらな笑顔の違いを知っていますか?たとえあなたがそうしていると確信しているとしても、受信者もそうしていると確信できますか?これらのシンボルを使用すると、意図せずして誰かを怒らせる可能性があることは簡単にわかります。それらの使用は避けてください。
- 省略されたフレーズは最小限に抑えます。 IMHO (私の謙虚な意見) などの略語を使用します。 FWIW（価値があるもの）やROTFL（床を転がって笑いながら）は、受信者をイライラさせ、混乱させる可能性があります。
電子メールはビジネスレターのようなものです。基本的なルールを無視すると、受信者に対して失礼になる可能性があります。非公式な態度によって、受信者のあなたに対する評価を台無しにしないでください。
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