あなたは完璧な電子メールを書いたばかりです。そして今、あなたは過去 1 時間見つめてきた最善の方法を探しています。心配しないでください、私たちは皆そこにいたことがあります。電子メールの終わらせ方を知っておくことは非常に重要なので、それを意識しておくと良いでしょう。
たとえそれが単なる単語や短いフレーズであっても、適切な締めくくりとそれに続くフルネームと署名 (詳細は後述) は、よく書かれた電子メールの署名の最も重要な要素です。また、受信者が最後に読むものでもあります。
しかし、絶対に失敗しないクロージングを行う前に、絶対に避けるべきいくつかのことをご紹介します。
受け取り手のことを考える
コミュニケーションを書く際には、相手を知ることが重要であり、それは電子メールにも当てはまります。メッセージがビジネス関連または就職活動に関するものである場合は、電子メールを締めくくる際に専門的ではない言葉の使用を避け、プロフェッショナルな締めくくりの言葉で物事を締めくくります。
一方、大学時代のルームメイトに手紙を書く場合は、よりカジュアルな挨拶文を使用しても問題ありません。兄弟や配偶者に簡単なメッセージを送信する場合、近くのメッセージをすべてスキップして、ハイフンの後に自分の名前を入力して終了することがあります。
コンテキストが重要であることを忘れないでください。
専門的な電子メールを終了する方法
洗練されたプロフェッショナルな締めくくりは、受取人に永続的な好印象を残し、細部へのこだわりとコミュニケーションスキルをアピールします。
- よろしくお願いします: この締めくくりは、丁寧で中立的な雰囲気を伝えています。これは、特に受信者と友好的な関係がある場合に、ほとんどのプロフェッショナルな電子メールに適しています。
- 敬具: これは形式と敬意を表します。求人応募、カバーレター、またはよく知らない人とのコミュニケーションなど、正式な電子メールに最適です。
- よろしくお願いします: 「よろしくお願いします」よりも少し暖かい口調です。同僚やビジネスパートナーとのような、プロフェッショナルだがフレンドリーな通信に適しています。
- ご多幸をお祈りします: フレンドリーで温かい雰囲気が伝わります。セミフォーマルな電子メール、特にクライアントやよく知っている同僚など、ちょっとした温かさを伝えたい場合に適しています。
- ありがとう：このクローザーは感謝と感謝の気持ちを表します。何かをリクエストしたり、援助を受けたり、援助を認めたりする電子メールに最適です。
- よろしく: この中立的なクローザーは、おそらく専門的に電子メールを終了する最も一般的な方法です。これは、プロフェッショナルなやり取りのほとんどに適した汎用性の高いクロージングであり、距離を置きすぎずにフォーマルな雰囲気を維持します。
- 感謝を込めて：心からの感謝と敬意を表します。感謝の意を表したり、誰かの努力や援助を認めたりする電子メールに最適です。
- 敬意を表して：これは高い敬意と格式を表します。これは、非常にフォーマルなビジネス通信、特にかなり高い地位や権限を持つ人に手紙を書く場合に適しています。
- 敬具: フォーマルな雰囲気を持ちながら、フレンドリーで温かい雰囲気を伝えます。長年の取引先や良好な関係を築いている同僚など、もう少し温かさを伝えたいプロフェッショナルなコミュニケーションに適しています。
個人メールを終了する方法
個人的な電子メールやカジュアルな電子メールの終わりは単純そうに見えますが、適切な結び方をすることでフレンドリーなタッチが加わり、あなたの個性が伝わります。友人、家族、またはカジュアルな知人に手紙を書く場合でも、適切な署名を選択すると、電子メールがより魅力的で個性的なものになるでしょう。
- ベスト: これは、ほとんどのカジュアルな状況に適した、シンプルで汎用性の高いサインオフです。
- Take Care : これは、電子メールを温かく思いやりのある締めくくり方で、受信者の健康を気にかけていることを示します。
- Cheers : これは、イギリス英語でよく使用される、フレンドリーで非公式な締めくくりです。お茶を飲みながら入力するとボーナスポイント。
- すぐに話しましょう: このカジュアルで自由な承認は、コミュニケーションの継続を示唆しています。なぜなら、正直に言うと、おそらくまだ話が終わっていないからです。
- よろしくお願いします: これは、電子メールを閉じるためのフレンドリーで協力的な方法です。目に見えない小さな善意の旗を振っているように聞こえたいときに最適です。
- また会いましょう: 近い将来その人に会えると予想している場合、または最終的にその人があなたを訪ねてくることを心から願っている場合、これは良い選択です。
- 後で: これは、親しい友人や家族に適した、カジュアルでリラックスした電子メールの終了方法です。これは、電子メールでうなずくことに相当すると考えてください。
- ご多幸をお祈りします: これは善意を伝えるフレンドリーなサインオフです (良い雰囲気で終わりたいときに最適です)。
- Ciao : これはイタリア語から借りた、カジュアルでスタイリッシュな別れの言葉です。カジュアルな関係を築いている相手にとっては、これは完全に受け入れられる締めくくりでしょう。
- Take it easy : これはリラックスしたフレンドリーな締めくくりであり、受信者がストレスを感じずに気をつけるべきであることを示唆しています。基本的には、仮想ハンモックを送るようなものです。
- 素晴らしい週末を過ごしてください: これはフレンドリーでタイムリーな締めくくりであり、受信者に楽しい週末を過ごしたい場合に、週の終わりに使用するのが最適です。プロフェッショナルでありながら、個人的なタッチを加えます。
- Happy Holidays : ホリデーシーズンにふさわしい、温かく思いやりのある締めくくりです。これは、プロフェッショナルでありながらフレンドリーな口調を維持しながら、お祝いの歓声と願いを伝える優れた方法です。
特定の状況ではこのような電子メールの締めくくりを避ける
電子メールを終了するための優れた方法は数多くありますが、一般的なクローザーのいくつかは状況に依存します。ここでは、スキップしたほうがよいいくつかの承認を示します。
- 愛: これは、親しい家族や恋人に宛てたものでない限り、ほとんどの仕事用またはカジュアルな電子メールには親密すぎます。愛は自分の私生活のために取っておきましょう。
- 敬具: この署名は形式的すぎて、19 世紀からの手紙を締めくくるように聞こえます。
- iPhone から送信: これは自動署名である可能性がありますが、サインオフをわざわざカスタマイズしなかったことを示唆しています。さらに、「タイプミスをしたかもしれない」と叫びます。
- 良い一日をお過ごしください: この締めくくりのセリフは通常、個人的または非公式な環境では適していますが、職業的な状況では不適切またはあまりにもありきたりなものとみなされる可能性があります。
- よろしく: カジュアルな環境では堅苦しく見えたり、冷たい印象を与えたりすることがありますが、仕事用の電子メールには適しています。
- 注意: 文脈によっては、これは少し個人的すぎたり、見下したように感じられる場合があります。あなたの電子メールは、一方的に人生のアドバイスを与えているようなものです。
- よろしくお願いします: これは、受信者があなたの要求に従うことを前提としており、傲慢で押し付けがましいと感じる可能性があります。また、「選択の余地はありません」と言っているようなものです。一般的な代替案は、企業環境で一般的な行動喚起である「ご連絡を楽しみにしています」です。
- よろしくお願いします。おばあちゃんに手紙を書いている場合を除いて、これは過度に感傷的になるかもしれません。電子メールまたはホールマーク カードを送信しますか?
- 敬意を表します。これは形式的すぎて、法的文書に署名しているように聞こえます。シンプルにしてください。
- 乾杯: イギリス英語ではフレンドリーですが、アメリカのビジネスの文脈では混乱したりカジュアルすぎる場合があります。
- TTYL (後で話します) : これはあまりにも非公式で、テキストで話すようなものです。親戚、配偶者、または親しい知人にテキストメッセージを送信する場合を除き、頭字語の使用は避けてください。
電子メールに署名を追加する
適切なクローザーを選択したので、最後にプロフェッショナルな電子メール署名を追加します。これには、名前、役職、電子メール、電話番号などの連絡先情報が含まれている必要があります。これにより、受信者は他の場所であなたの情報を探さなくても簡単に接続できます。例えば：
ジェーン・ドウ
マーケティングプロフェッショナル
(555) 123-4567
jane.doe@email.com
LinkedIn などの専門的なソーシャル メディア プロフィール、または個人のポートフォリオ Web サイトがある場合は、その Web サイトへのリンクを含めることもできます。
ジョン・スミス
ソフトウェアエンジニア
(555) 987-6543
john.smith@email.com
LinkedIn プロフィール
ポートフォリオウェブサイト
カバーレターや履歴書と同様、丁寧に作られた署名は良い印象を与え、プロ意識と細部へのこだわりをアピールします。思慮深い署名を作成すると、コミュニケーションが強化され、受信者に永続的なポジティブな印象を残すことができます。
句読点を確認してください
送信ボタンを押す前に、最後にもう 1 つ注意してください。電子メールを終了するときは、プロ意識を維持するために適切な句読点を使用することが不可欠です。最後のフレーズの後には常にカンマを置き、次の行に自分の名前を続けます。この小さなディテールにより、電子メールが洗練され、敬意を持って見えるようになります。
「ありがとう!」のような終わりに感嘆符を使用することもできます。熱意と親しみやすさを伝えるために。この句読点によって温かみが加わり、メッセージがより個性的で魅力的なものになります。ただし、プロ意識の適切なバランスを維持するために、使用は控えめにしてください。
適切な句読点に加えて、電子メールの締めくくり方は、細部への注意を示し、全体的なコミュニケーション スキルを反映することができます。それは、受信者があなたのメッセージとあなたを専門家としてどのように認識するかに影響を与える可能性があります。これを怠ると、電子メールが急いでいる、または不注意であるように見え、コミュニケーションの効率に影響を与える可能性があります。
そして、句読点が大きな違いを生む可能性があることを覚えておいてください。結局のところ、「このプロジェクトを終わらせましょう」と「このプロジェクトを終わらせましょう！」の間には大きな違いがあります。 1つはタスクのように聞こえます。もう一方は激励会のように聞こえます！
彼は 1971 年に開発した電子メールの発明者と考えられています。彼は @ 記号を使用してユーザー名を宛先サーバーにリンクし、当初使用されていた先端研究計画庁ネットワーク (ARPANET) を介して異なるホスト上のユーザー間で最初のメールを送信しました。国防総省が資金提供する研究機関のコンピュータを電話回線で接続する。
